Convocation à l’assemblée générale : formalités et modèle

L’assemblée générale est un moment clé dans la vie d’une association. Elle permet de réunir les membres, de valider les actions passées et de planifier les projets futurs. La convocation à l’assemblée générale est une étape essentielle pour garantir la transparence et le respect des règles de gouvernance.

Pourquoi convoquer une assemblée générale ?

  1. Valider les décisions importantes :
    L’assemblée générale est le lieu où les décisions majeures sont prises, comme l’approbation des comptes annuels, la modification des statuts ou l’élection des membres du bureau.
  2. Assurer la transparence :
    En réunissant l’ensemble des membres, l’association garantit une gestion démocratique et transparente.
  3. Impliquer les membres :
    La convocation incite les membres à participer activement à la vie de l’association, à proposer des idées et à s’engager dans les projets futurs.

Quand et comment convoquer une assemblée générale ?

  1. Fréquence :
    • Une assemblée générale ordinaire est généralement convoquée une fois par an pour présenter le bilan moral et financier de l’association.
    • Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à tout moment si une décision urgente doit être prise (ex. : modification des statuts).
  2. Délai de convocation :
    • Le délai minimal pour envoyer la convocation est souvent précisé dans les statuts de l’association. Il est généralement de 15 jours à 1 mois avant la date de l’assemblée.
    • Respecter ce délai permet aux membres de s’organiser et de préparer d’éventuelles questions ou propositions.
  3. Mode de diffusion :
    • La convocation peut être envoyée par email, courrier postal ou diffusée via les réseaux internes de l’association (groupe WhatsApp, panneau d’affichage, etc.).
    • Assurez-vous que chaque membre reçoive bien la convocation.

Contenu obligatoire de la convocation

La convocation doit contenir les informations suivantes :

  • Nom de l’association.
  • Date, heure et lieu de l’assemblée.
  • Ordre du jour : Liste des points qui seront abordés (bilan financier, bilan moral, élection du bureau, etc.).
  • Modalités de participation : Précisez si les membres peuvent se faire représenter par une procuration en cas d’absence.
  • Signature : La convocation doit être signée par le président ou un membre habilité du bureau.

Modèle de convocation à l’assemblée générale

Modèle de convocation :

[Nom de l’Association]  
Convocation à l’Assemblée Générale Ordinaire

Chers membres,

Nous avons le plaisir de vous convoquer à l’Assemblée Générale Ordinaire de [Nom de l’Association], qui se tiendra le [Date] à [Heure], au [Lieu].

Ordre du jour :
1. Présentation du bilan moral de l’année écoulée.
2. Présentation et approbation du bilan financier.
3. Élection des membres du bureau.
4. Projets et perspectives pour l’année à venir.
5. Questions diverses.

Nous comptons sur votre présence. En cas d’impossibilité, vous pouvez vous faire représenter par un autre membre de l’association muni d’une procuration.

[Signature]  
Le Président / La Présidente

Conseils pratiques

  1. Préparer l’ordre du jour à l’avance :
    Impliquez les membres du bureau dans la rédaction de l’ordre du jour pour vous assurer que tous les points importants sont abordés.
  2. Encourager la participation :
    Pour maximiser la participation, rappelez plusieurs fois la date de l’assemblée via différents canaux (email, SMS, réseaux sociaux).
  3. Archiver les convocations :
    Conservez une copie des convocations et des feuilles de présence signées. Cela peut être utile en cas de contrôle ou de litige.

Liens utiles

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