Gestion des Fonds Collectés : assurer la transparence et la pérennité
Une bonne gestion des fonds collectés est essentielle pour garantir la pérennité des projets de l’association et instaurer un climat de confiance avec les membres et les donateurs. Voici les étapes clés pour assurer une gestion rigoureuse et transparente des fonds.
1. Tenue de la comptabilité
Il est essentiel de tenir une comptabilité précise pour suivre les recettes et les dépenses :
- Enregistrer chaque transaction : Notez chaque entrée (dons, ventes, participations) et sortie (achats, frais d’événement, remboursements).
- Classer les justificatifs : Conservez tous les reçus et factures pour avoir des preuves tangibles de chaque transaction.
- Utiliser un logiciel de gestion : Pour faciliter le suivi, envisagez d’utiliser un logiciel comptable adapté aux associations (ex. : logiciels gratuits comme Dolibarr ou Assoconnect).
👉 Astuce : Un tableau Excel bien structuré peut suffire pour les petites associations.
2. Utilisation des fonds
Les fonds collectés doivent être utilisés de manière responsable, en accord avec les objectifs de l’association :
- Prioriser les projets : Décidez des projets à financer en fonction de leur impact sur les objectifs de l’association.
- Éviter les dépenses superflues : Optez pour des dépenses strictement nécessaires afin de maximiser les fonds destinés aux activités principales.
- Répartition des fonds : Veillez à ce que les fonds soient répartis équitablement entre les différents projets et activités.
👉 Exemple : Prévoyez un pourcentage fixe pour chaque type de projet (activités éducatives, sorties scolaires, matériel).
3. Rédaction de rapports financiers
Pour assurer la transparence, il est recommandé de préparer des rapports financiers réguliers :
- Rapport trimestriel ou annuel : Rédigez un bilan récapitulatif des recettes et dépenses de l’année pour le présenter lors de l’assemblée générale.
- Partage avec les membres : Présentez les comptes aux membres de l’association pour les tenir informés de l’utilisation des fonds.
- Audit interne ou externe : Si possible, faites vérifier les comptes par un tiers pour garantir leur exactitude et renforcer la transparence.
👉 Astuce : Un audit externe peut être réalisé par un expert-comptable ou une autre association partenaire.
4. Respect des obligations légales et fiscales
Pour éviter tout problème avec les autorités fiscales, il est important de respecter les obligations légales :
- Déclarations fiscales : Assurez-vous que l’association respecte les seuils de recettes pour les exonérations fiscales, notamment en matière de TVA.
- Archivage des documents : Conservez tous les documents financiers (factures, relevés bancaires) pour une durée légale de 10 ans.
- Suivi des dons : Si l’association reçoit des dons, vérifiez si des déclarations fiscales spécifiques sont nécessaires pour les dons importants.
👉 Lien externe : Consultez le guide sur Comment obtenir un rescrit fiscal.
5. Prévoir un fonds de réserve
Il est conseillé de mettre de côté une partie des fonds pour sécuriser l’avenir financier de l’association :
- Fonds de précaution : Gardez un montant en réserve pour faire face aux imprévus (dépenses urgentes, baisse de dons).
- Épargne pour les projets futurs : Si l’association prévoit des projets à long terme, il peut être utile de constituer progressivement un fonds pour les financer.
👉 Astuce : Placez les fonds de réserve sur un compte épargne associatif pour qu’ils rapportent des intérêts tout en restant disponibles.
Conclusion
La gestion rigoureuse et transparente des fonds collectés permet à l’association de financer ses projets tout en gagnant la confiance des membres et des donateurs. En adoptant des pratiques de gestion responsables, l’association pourra ainsi mieux soutenir ses initiatives et continuer à s’investir durablement pour le bien des enfants et de la communauté.