Gestion financière de l’association : assurer la transparence et la pérennité
La gestion financière est un aspect fondamental de la bonne marche de l’association. Elle garantit la viabilité des projets, la confiance des membres et des partenaires, ainsi que la conformité avec les obligations légales. Voici les bonnes pratiques et outils que nous utilisons pour assurer une gestion rigoureuse et transparente.
Tenue de la comptabilité
Une comptabilité claire et précise est indispensable pour suivre les entrées et sorties de fonds.
- Enregistrement des transactions : Chaque entrée (cotisations, dons, subventions) et chaque dépense (achats, frais d’organisation) est enregistrée de manière systématique.
- Conservation des justificatifs : Tous les justificatifs de dépenses et de recettes (factures, reçus, relevés bancaires) sont archivés pour garantir la traçabilité des opérations.
- Utilisation d’un logiciel de gestion : Nous utilisons un logiciel comptable adapté aux associations, qui facilite le suivi des finances et la préparation des bilans.
👉 Conseil : Même une petite association peut bénéficier d’un outil simple comme Excel ou Google Sheets pour suivre ses finances.
Préparation du budget
Un budget prévisionnel permet d’anticiper les dépenses et les recettes de l’année.
- Définition des postes de dépenses : Prévoyez les différentes catégories de dépenses (frais de fonctionnement, organisation d’événements, communication).
- Estimation des recettes : Identifiez les sources de financement potentielles (cotisations des membres, subventions publiques, ventes).
- Suivi du budget : Comparez régulièrement le budget prévisionnel avec les résultats réels pour ajuster les dépenses si nécessaire.
👉 Astuce : Impliquez les membres du bureau dans l’élaboration du budget pour une meilleure adhésion aux décisions financières.
Utilisation responsable des fonds
Les fonds collectés doivent être utilisés de manière responsable et en accord avec les objectifs de l’association.
- Priorisation des projets : Allouez les fonds en priorité aux actions ayant un fort impact sur la vie scolaire et le bien-être des enfants.
- Limitation des dépenses superflues : Réduisez les frais inutiles pour maximiser les fonds destinés aux projets.
- Constitution d’un fonds de réserve : Gardez une partie des fonds en réserve pour faire face à d’éventuelles urgences ou imprévus.
Rapports financiers
Des rapports financiers réguliers permettent d’assurer la transparence et d’informer les membres sur l’état des finances.
- Rapport trimestriel : Un point financier est présenté lors des réunions trimestrielles du bureau.
- Bilan annuel : Un rapport complet des recettes et dépenses de l’année est préparé et présenté lors de l’assemblée générale.
- Audit interne ou externe : Si possible, les comptes sont vérifiés par un tiers pour garantir leur exactitude.
👉 Lien interne : Consultez notre page Compte rendu de réunion pour savoir comment présenter efficacement les rapports financiers.
Respect des obligations légales
Il est important de respecter les obligations fiscales et légales liées à la gestion financière.
- Déclaration des subventions : Toute subvention reçue doit être déclarée aux autorités compétentes.
- Gestion des dons : Si l’association est habilitée à recevoir des dons ouvrant droit à réduction fiscale, elle doit respecter les procédures de déclaration correspondantes.
- Archivage : Conservez les documents financiers pendant au moins 10 ans, comme l’exige la législation.
Conseils pratiques pour une gestion financière efficace
- Impliquer les membres : Présentez régulièrement l’état des finances aux membres pour qu’ils se sentent concernés et impliqués.
- Utiliser des outils numériques : Un logiciel de comptabilité adapté ou un tableur bien conçu facilite grandement le suivi financier.
- Privilégier la transparence : Communiquez de manière transparente sur l’utilisation des fonds pour renforcer la confiance des membres et des partenaires.