Organiser un événement de levée de fonds pour l’association nécessite une planification minutieuse pour assurer son succès et atteindre les objectifs fixés. Voici les étapes clés pour préparer un événement en toute sérénité.

Définir les objectifs de l’événement

La première étape est de bien définir l’objectif de l’événement. Posez-vous les questions suivantes :

• Quel montant souhaitez-vous lever ?
• L’événement vise-t-il également à promouvoir l’association ou à recruter de nouveaux membres ?
• Quel est le public cible (parents, enfants, familles, communauté élargie) ?

Établir le budget prévisionnel

Préparer un budget permet de mieux anticiper les coûts et de fixer des objectifs financiers réalistes :

• Recettes prévues : Inscrivez les recettes estimées en fonction des prix de vente (billets, produits vendus, etc.).
• Dépenses : Prévoyez les coûts liés à la location de matériel, aux fournitures, aux éventuels prestataires, aux assurances, etc.
• Bénéfice attendu : Assurez-vous que l’événement génère suffisamment de fonds pour atteindre les objectifs de l’association.

Créer une équipe d’organisation

Pour une gestion efficace, il est important de répartir les tâches au sein de l’équipe :

• Coordination : Une ou deux personnes peuvent superviser l’ensemble de l’événement.
• Communication : Une équipe dédiée aux affiches, aux réseaux sociaux et aux newsletters.
• Logistique : Responsable de l’installation, de la gestion du matériel, de la sécurité, etc.
• Vente et accueil : Personnes en charge de la billetterie, de l’accueil des participants, et de la gestion des ventes le jour J.

Choisir la date, le lieu et le type d’événement

En fonction des objectifs et du public cible, choisissez la date, le lieu et le format de l’événement :

• Date : Privilégiez une période propice à la fréquentation (weekend, veille de vacances).
• Lieu : Vérifiez la disponibilité et les aspects logistiques (accessibilité, capacité d’accueil).
• Type d’événement : Fête, vente, loto, kermesse, spectacle, etc.

Gérer les aspects logistiques et juridiques

Une bonne organisation logistique est essentielle pour la réussite de l’événement :

• Matériel : Assurez-vous d’avoir le matériel nécessaire (tables, chaises, stands, sonorisation).
• Autorisation et assurance : Certaines manifestations nécessitent des autorisations (préfectorales pour les lotos, autorisation municipale pour l’occupation d’espaces publics). Vérifiez également que l’association dispose d’une assurance pour l’événement.
• Sécurité : Préparez un plan de sécurité (évacuation, contrôle des accès, personnel de sécurité si besoin).

Promouvoir l’événement

La communication est cruciale pour attirer des participants et augmenter la portée de l’événement :

• Affiches et flyers : Affichez-les dans les lieux stratégiques (écoles, commerces, mairie).
• Réseaux sociaux : Créez un événement Facebook, partagez sur Instagram, Twitter, et dans les groupes de parents.
• Bouche-à-oreille : Impliquez les membres de l’association pour diffuser l’information à leur entourage.

Assurer le suivi après l’événement

Après l’événement, il est important de faire un bilan :

• Analyse des résultats : Comparez les recettes aux objectifs initiaux et calculez le bénéfice net.
• Remerciements : Envoyez des remerciements aux bénévoles, participants, et partenaires pour leur soutien.
• Compte rendu : Rédigez un rapport d’événement avec les points forts et les axes d’amélioration pour les prochains événements.

Une planification soignée est la clé de la réussite d’un événement associatif. En suivant ces étapes, l’association peut maximiser ses chances de réussite, récolter des fonds pour ses projets et renforcer ses liens avec la communauté.