Organisation des réunions : guide pratique et modèles
Les réunions sont des moments essentiels dans la vie d’une association. Elles permettent de coordonner les actions, de prendre des décisions importantes et d’assurer une gestion transparente et participative. Une bonne organisation des réunions garantit leur efficacité et leur productivité.
1. Types de réunions dans une association
Assemblée générale
L’assemblée générale (AG) est la réunion la plus importante. Elle regroupe l’ensemble des membres de l’association et se tient généralement une fois par an.
Objectifs :
- Présenter le bilan moral et financier.
- Élire les membres du bureau si nécessaire.
- Valider les grandes décisions (modification des statuts, projets majeurs).
Réunion de bureau
Elle concerne uniquement les membres du bureau (président, trésorier, secrétaire).
Objectifs :
- Suivre l’avancement des projets en cours.
- Préparer l’assemblée générale ou les grandes actions à venir.
- Prendre des décisions opérationnelles.
Réunion de projet
Ces réunions rassemblent les membres impliqués dans un projet spécifique (organisation d’un événement, création d’un support, etc.).
Objectifs :
- Définir les rôles et responsabilités.
- Fixer les échéances et répartir les tâches.
- Faire un point d’avancement.
2. Étapes clés pour organiser une réunion
Avant la réunion : préparation
- Définir l’objectif de la réunion : Assurez-vous que chaque réunion a un but précis (informer, décider, coordonner).
- Rédiger l’ordre du jour : Listez les points à aborder et envoyez-le aux participants à l’avance.
- Convocation des participants :
- Envoyez une convocation par email ou via un outil de messagerie (WhatsApp, Slack).
- Indiquez la date, l’heure, le lieu, et joignez l’ordre du jour.
👉 Modèle de convocation téléchargeable : Télécharger le modèle (.doc)
Pendant la réunion : déroulement
- Respecter l’ordre du jour : Suivez les points prévus sans trop vous écarter du sujet.
- Favoriser la prise de parole : Encouragez les participants à s’exprimer tout en veillant à ce que chacun ait un temps de parole équitable.
- Prendre des notes : Notez les décisions prises et les actions à mener pour faciliter la rédaction du compte rendu.
👉 Modèle de feuille de présence : Télécharger le modèle (.xls)
Après la réunion : suivi
- Rédiger le compte rendu :
- Résumez les discussions et consignez les décisions.
- Listez les actions à mener avec les responsables et les échéances.
👉 Modèle de compte rendu téléchargeable : Télécharger le modèle (.doc)
- Diffuser le compte rendu : Partagez-le avec tous les participants, y compris ceux absents.
- Suivi des actions : Assurez-vous que les actions décidées soient bien mises en œuvre.
3. Modèles téléchargeables pour organiser vos réunions
| Document | Description | Lien de téléchargement |
|---|---|---|
| Modèle d’ordre du jour | Planifiez efficacement vos réunions avec ce modèle. | Télécharger (.doc) |
| Modèle de convocation | Convocation claire et précise pour vos réunions. | Télécharger (.doc) |
| Modèle de feuille de présence | Listez les participants pour chaque réunion. | Télécharger (.xls) |
| Modèle de compte rendu | Résumez les discussions et décisions prises. | Télécharger (.doc) |
4. Conseils pour des réunions efficaces
- Planifiez à l’avance : Choisissez une date qui convient à la majorité des participants et envoyez les convocations suffisamment tôt.
- Soyez ponctuel : Respectez les horaires annoncés pour commencer et finir la réunion à l’heure prévue.
- Limitez la durée : Une réunion efficace ne devrait pas durer plus de 1h30. Si nécessaire, scindez les sujets en plusieurs réunions.
- Encouragez la participation : Valorisez les idées de chacun et assurez-vous que tous les participants se sentent impliqués.
- Faites un suivi régulier : Vérifiez que les actions décidées en réunion sont bien mises en œuvre.