Rôles et responsabilités au sein de l’association
Le bon fonctionnement d’une association de parents d’élèves repose sur une répartition claire des rôles et responsabilités entre les membres. Chaque fonction contribue à la réalisation des objectifs de l’association, qu’il s’agisse de coordonner les activités, de gérer les finances ou de représenter les parents auprès de l’école.
1. Les rôles principaux au sein du bureau
Le bureau d’une association est composé de membres élus lors de l’assemblée générale. Voici les principaux rôles et leurs responsabilités :
Président(e)
Le président est le représentant légal de l’association.
Responsabilités :
- Représenter l’association auprès des partenaires (école, mairie, entreprises).
- Animer les réunions et s’assurer du respect des décisions prises.
- Signer les documents officiels et les contrats au nom de l’association.
👉 Lien utile : Consultez la page Organisation des réunions pour découvrir comment animer efficacement une réunion.
Secrétaire
Le secrétaire assure la gestion administrative de l’association.
Responsabilités :
- Rédiger les convocations, comptes rendus et procès-verbaux des réunions.
- Tenir à jour les registres administratifs (liste des membres, archives des documents).
- Gérer la correspondance (emails, courriers).
👉 Modèle téléchargeable : Modèle de compte rendu de réunion (.doc)
Trésorier(e)
Le trésorier est responsable de la gestion financière de l’association.
Responsabilités :
- Tenir la comptabilité (suivi des recettes et dépenses).
- Préparer les bilans financiers et les rapports de trésorerie.
- Gérer le compte bancaire de l’association et les paiements.
👉 Lien utile : Consultez la page Gestion financière et comptabilité pour des conseils et des modèles de documents financiers.
2. Les rôles complémentaires
En plus des membres du bureau, certaines associations désignent des membres avec des rôles spécifiques pour faciliter la gestion des projets.
Responsable de la communication
Assure la visibilité de l’association et de ses actions.
Responsabilités :
- Gérer les réseaux sociaux et le site internet de l’association.
- Rédiger les newsletters et les communiqués de presse.
- Concevoir les supports de communication (affiches, flyers).
👉 Lien utile : Consultez la page Modèles de communication pour accéder à des supports prêts à l’emploi.
Responsable des événements
Coordonne l’organisation des événements de l’association.
Responsabilités :
- Élaborer le planning des événements.
- Répartir les tâches et coordonner les bénévoles.
- S’assurer du bon déroulement des événements.
👉 Lien utile : Consultez la page Outils de planification d’événements.
3. Implication des membres bénévoles
Les membres bénévoles jouent un rôle essentiel dans la réussite des projets de l’association.
Exemples de tâches confiées aux bénévoles :
- Aider à la tenue des stands lors des événements.
- Participer à la préparation des activités (décoration, installation).
- Proposer des idées nouvelles et participer aux réunions de travail.
👉 Astuce : Consultez notre page Gestion des membres pour des conseils sur le recrutement et la valorisation des bénévoles.
4. Conseils pour une gestion efficace des rôles
- Clarifiez les missions de chacun :
Dès leur élection ou nomination, expliquez clairement les missions et responsabilités associées à chaque rôle. - Encouragez la communication interne :
Organisez régulièrement des réunions de bureau et de coordination pour s’assurer que tout le monde est aligné sur les actions à mener. - Formez les nouveaux membres :
Proposez un accompagnement ou un tutorat pour les nouveaux membres du bureau afin qu’ils puissent prendre rapidement leurs fonctions. - Valorisez l’implication :
Remerciez régulièrement les membres et bénévoles pour leur engagement, que ce soit en réunion ou lors d’événements.
Modèles téléchargeables
| Document | Description | Lien de téléchargement |
|---|---|---|
| Modèle de feuille de présence | Liste des participants à une réunion ou un événement. | Télécharger le modèle(.doc) |
| Modèle de compte rendu | Résumé des discussions et décisions prises lors d’une réunion. | Télécharger le modèle(.doc) |
| Modèle de rapport financier | Présentation du bilan financier annuel de l’association. | Télécharger le modèle (.xls) |